予約管理・受付効率化
予約の取りこぼしを防ぎ、受付業務を効率化するためのAI活用術。予約確認メッセージや受付対応マニュアルの作成方法を学びます。
予約確認メッセージ
予約リマインドメッセージ
歯科医院の予約リマインドメッセージを作成してください。
【送信タイミング】予約日の前日
【含める内容】
・予約日時の確認
・持ち物の案内（保険証など）
・キャンセル・変更の連絡先
・駐車場の案内
【条件】
・SMS向け（70文字程度）とLINE向け（150文字程度）の2パターン
・親しみやすく丁寧なトーン
予約完了の自動返信メール
Web予約完了時の自動返信メールを作成してください。
【含める内容】
・予約完了のお礼
・予約内容の確認（日時、診療内容）
・初診の方への案内
・問診票の事前記入のお願い
・変更・キャンセルの方法
・医院の連絡先
【条件】
・丁寧でフォーマルなトーン
・見やすいレイアウト
電話対応スクリプト
電話対応マニュアル
歯科医院の電話対応スクリプトを作成してください。
【シーン】新規予約の電話
【含める内容】
・電話を受けた時の挨拶
・確認すべき情報（氏名、連絡先、症状など）
・予約日時の提案方法
・初診の方への説明
・電話を終える時の挨拶
【条件】
・新人スタッフでも使えるよう具体的に
・想定されるやりとりの例も含める
キャンセル対策
無断キャンセル防止策
リマインド配信
前日・当日朝にSMSまたはLINEで自動配信。
確認の返信を促す
「ご都合が悪くなった場合はご連絡ください」と記載。
キャンセル待ちの活用
キャンセル枠をすぐに埋められる仕組みを作る。
キャンセル後のフォローメッセージ
予約をキャンセルした患者さんへのフォローメッセージを作成してください。
【条件】
・責めるような表現は避ける
・再予約を促す
・治療の必要性を優しく伝える
・150文字程度
受付効率化のポイント
Web問診の導入
来院前にスマホで問診票を記入してもらい、受付時間を短縮。
自動精算機の活用
会計待ち時間の短縮と、金銭トラブルの防止。
予約枠の最適化
治療内容ごとに適切な予約時間を設定し、待ち時間を削減。
FAQ対応の自動化
よくある質問はLINEのリッチメニューやチャットボットで対応。
💡 ポイント
予約管理と受付業務の効率化は、患者さんの満足度向上とスタッフの負担軽減の両方につながります。AIで定型文を用意しておき、状況に応じてカスタマイズして使いましょう。