自動化計画の立て方
闇雲に自動化を始めても効果は限定的。どの業務を、どの順番で自動化するか、計画を立てることで最大の効果が得られます。
Step 1: 業務の棚卸し
まずは日々の業務を書き出して、自動化候補を見つけましょう。
【AIに依頼】業務棚卸しの質問
私の日常業務を自動化候補として整理したいです。 以下の情報を元に、自動化できそうな業務をリストアップしてください。 【職種】営業事務 【主な業務】 ・メールの確認と返信（1日50件程度） ・見積書・請求書の作成 ・顧客データの入力・更新 ・週次レポートの作成 ・会議の日程調整 各業務について以下を分析してください： 1. 繰り返し頻度（毎日/週1/月1） 2. 1回あたりの所要時間 3. 自動化の難易度（低/中/高） 4. 自動化による効果（時間削減の見込み）
Step 2: 優先順位付け
自動化優先度マトリックス
優先度：高
効果：大 × 難易度：低
例：定型メールの自動送信
優先度：中
効果：大 × 難易度：高
例：複雑なレポート自動生成
優先度：中
効果：小 × 難易度：低
例：通知の自動化
優先度：低
効果：小 × 難易度：高
例：例外処理が多い業務
「効果が大きく、難易度が低い」業務から着手するのが鉄則です。
Step 3: スモールスタート
1
1つの業務を選ぶ
最も効果が高く、シンプルな業務を1つ選択
2
小さく始める
完璧を目指さず、まず動くものを作る
3
テスト運用
1〜2週間試して問題がないか確認
4
改善・横展開
問題を修正し、成功したら次の業務へ
自動化を成功させるコツ
✓ 成功パターン
- • 小さく始めて徐々に拡大
- • 効果を数値で測定する
- • 関係者に事前に説明
- • 失敗時のリカバリー方法を用意
✗ 失敗パターン
- • 最初から完璧を目指す
- • 一度に多くの業務を自動化
- • テストなしで本番運用
- • 例外処理を考慮しない
まとめ
- ✓ まずは業務を棚卸しして自動化候補を洗い出す
- ✓ 効果×難易度で優先順位をつける
- ✓ 1つの業務から小さく始める
- ✓ テスト→改善→横展開のサイクルで進める